HILFECENTER

So erledigst du deine Aufgaben mit Kitavia.

Finde verständliche Anleitungen, praktische Prüfschritte und Hilfe, wenn etwas nicht wie erwartet funktioniert.

Neu bei Kitavia?Den Arbeitsplatz sinnvoll einrichten Du kommst nicht rein?Anmeldung und Zugang prüfen Eine Frage bleibt offen?Eine Support-Anfrage senden

11 Anleitungen

Erste Schritte

Träger und Einrichtungen einrichten

Richte deinen Kitavia-Arbeitsplatz in der richtigen Reihenfolge ein: Zugang, Träger, Einrichtungen, Gruppen und die ersten Daten.

Anleitung öffnen Zugänge

Anmelden und den persönlichen Zugang schützen

So prüfst du E-Mail-Bestätigung, Einladung, Zwei-Faktor-Anmeldung und typische Probleme beim Kitavia-Zugang.

Anleitung öffnen Zugänge

Rollen vergeben und Einrichtungen zuordnen

Lade Mitarbeitende zu Kitavia ein und ordne Rollen sowie Einrichtungen passend zu den tatsächlichen Aufgaben zu.

Anleitung öffnen Kinder & Familien

Kinder, Kontakte und Abholberechtigungen pflegen

Ordne Kinder, Gruppen und Bezugspersonen richtig zu und trenne Hauptkontakt, Notfallkontakt und Abholberechtigung.

Anleitung öffnen Kita-Alltag

Ankunft und Abholung im Check-in erfassen

So bedient dein Team den Kitavia Kinder-Check-in: Ankunft, berechtigte Abholung, Abwesenheit und nachvollziehbare Tageskorrekturen.

Anleitung öffnen Team & Planung

Dienste, Arbeitszeiten und Urlaub abstimmen

Plane Dienste in Kitavia, prüfe Abwesenheiten und ordne eigene Arbeitszeiten dem richtigen Mitarbeitendenzugang zu.

Anleitung öffnen Abrechnung

Den Monatslauf prüfen und Rechnungsentwürfe anlegen

Bereite die Kitavia-Monatsabrechnung vor, behebe fehlende Angaben und erzeuge kontrolliert Rechnungsentwürfe.

Anleitung öffnen Abrechnung

Rechnungen prüfen, ausstellen und Zahlungen zuordnen

Unterscheide in Kitavia Rechnungsentwurf, ausgestellten Beleg, Druckansicht, Teilzahlung und nachvollziehbare Zahlungskorrektur.

Anleitung öffnen Dokumente

Private Dokumente hochladen und richtig zuordnen

Prüfe Einrichtung, Zugriffskreis und Dateityp, bevor du Dokumente in Kitavia ablegst oder mit einer Kinderakte verknüpfst.

Anleitung öffnen Daten & Auswertungen

Daten importieren und Exporte richtig einordnen

Nutze CSV-Importvorschauen und Datenexporte in Kitavia kontrolliert und beachte den Unterschied zwischen Datenabzug und vollständigem Backup.

Anleitung öffnen Zusammenarbeit

Mitteilungen, Termine und Aufgaben sinnvoll einsetzen

Ordne Informationen und Zuständigkeiten in Kitavia: interne Mitteilung, Kalendertermin oder konkrete Aufgabe.

Anleitung öffnen

Die Anleitungen beziehen sich auf den dokumentierten Entwicklungsstand. Sichtbare Bereiche hängen von deinem Zugang und dem freigegebenen Funktionsumfang ab. Zum Plattformstatus