Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher und Geltungsbereich

E-Mail: support@kitavia.de

Diese Hinweise gelten für den öffentlichen Webauftritt unter kitavia.de. Die Anwendung unter app.kitavia.de ist ein eigener Dienst. Personenbezogene Daten aus Kinderakten, Personalverwaltung und Abrechnung werden durch den Besuch dieser Website nicht geladen. Für den späteren Einsatz der Anwendung sind gesonderte Informationen und die erforderlichen Vereinbarungen mit dem jeweiligen Träger maßgeblich.

2. Was beim Besuch der Website geschieht

Du kannst die Inhalte ohne Benutzerkonto ansehen. Schriftarten, Bilder und Gestaltungselemente werden mit der Website ausgeliefert. Google Analytics wird ausschließlich nach deiner Statistik-Einwilligung geladen. Es sind keine Werbe- oder Session-Replay-Dienste eingebettet.

Der Preisrechner, die Hilfecenter-Suche, Themenfilter und Funktionsbeispiele arbeiten in deinem Browser. Die Website sendet deren Eingaben nicht an einen Analyse- oder KI-Dienst.

3. Hosting und technische Verbindungsdaten

Diese Website wird bei Hostinger bereitgestellt. Beim Abruf werden technisch notwendige Informationen übermittelt, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, übertragene Datenmenge sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem. Je nach Browser wird auch eine verweisende Adresse übertragen. Hostinger kann Zugriffe und sicherheitsrelevante Ereignisse serverseitig protokollieren.

Die Verarbeitung dient der Auslieferung, Stabilität, Fehleranalyse und Absicherung des Webauftritts. Als Rechtsgrundlage kommt hierfür unser berechtigtes Interesse an einem funktionsfähigen und sicheren Webangebot nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zum Einsatz.

Hostinger stellt Informationen zu Datenschutz und ein Data Processing Addendum bereit. Die konkrete Vertragsgesellschaft, der Betriebsstandort dieser Installation, eingesetzte Unterauftragnehmer und gegebenenfalls einschlägige Übermittlungsgrundlagen müssen anhand des tatsächlichen Hostingauftrags zugeordnet werden. Sie sind in dieser Fassung noch nicht abschließend bestätigt.

4. Kontaktformular und Kontaktaufnahme

Das Formular übermittelt Name, E-Mail-Adresse, Organisation, Einrichtungsanzahl, gewähltes Thema und Nachricht über eine Supabase-Serverfunktion an unser Hostinger-Postfach support@kitavia.de. Es sendet keine automatische Antwort an die angegebene Adresse. Für den Versand werden diese Angaben im Arbeitsspeicher verarbeitet; das Versandjournal enthält keinen Nachrichtentext. Es speichert eine zufällige Anfragenkennung, Zeitpunkt, Versandstatus sowie mit einem geheimen Schlüssel gebildete Prüfsummen von Anfrage, E-Mail und Netzwerkadresse. Die Prüfsummen dienen zur Vermeidung doppelter Anfragen und zur Begrenzung von Missbrauch. Journaldaten werden nach 30 Tagen gelöscht. Im Browser-Tab wird nur eine Anfragenkennung mit Prüfsumme gespeichert, um einen unterbrochenen Versand ohne doppelte E-Mail prüfen zu können; sie enthält keinen Klartext deiner Eingaben. Die erhaltene E-Mail unterliegt den nachfolgend beschriebenen Aufbewahrungsregeln.

Bei einer tatsächlichen Kontaktaufnahme verwenden wir die von dir mitgeteilten Angaben, um dein Anliegen zu beantworten. Für Anfragen zu einem möglichen oder bestehenden Vertrag kommt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Betracht; sonstige sachliche Anfragen bearbeiten wir auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an Kommunikation nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Bitte übermittle über allgemeine Kontaktkanäle keine Kinderakten, Gesundheitsangaben, Passwörter oder vollständigen Personalunterlagen. Für ein technisches Problem genügt zunächst eine Beschreibung ohne solche Details. Falls zusätzliche Unterlagen benötigt werden, muss ein geeigneter Übermittlungsweg vereinbart werden.

5. Website-Assistent

Für frei formulierte Fragen verwendet der Website-Assistent Claude über die API von Anthropic. Zweck ist die Beratung zu Kitavia, seinen Funktionen, dem Preisentwurf und dem geplanten Einstieg. Die KI-Beratung ist freiwillig. Produktinformationen und der Preisrechner bleiben ohne KI-Übermittlung nutzbar.

Erst wenn du eine frei formulierte Nachricht aktiv absendest, übermittelt unser Website-Server deine Nachricht und einen begrenzten Ausschnitt des bisherigen Chatverlaufs an Anthropic. Enthalten sein können Angaben, die du selbst eingibst, sowie Einrichtungs- und Kinderzahlen aus dem Gespräch. Bitte übermittle keine Kinderakten, Gesundheitsdaten, Passwörter oder sonstige vertrauliche Kita-Daten. Der Chat lädt keine Organisationsdaten aus der App.

Die Verarbeitung zur Beantwortung deiner selbst gestarteten Produktanfrage erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist es, Interessenten eine unmittelbar erreichbare Beratung zu Kitavia anzubieten. Dafür verwenden wir nur die zur Beantwortung erforderlichen Chat-Inhalte und einen begrenzten Gesprächskontext; der Chat dient weder der Verhaltensanalyse noch der Erstellung von Werbeprofilen. Aus Gründen deiner besonderen Situation kannst du dieser Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO widersprechen; die Kontaktmöglichkeiten findest du in Abschnitt 1. Du kannst die KI-Beratung jederzeit beenden und „Chat leeren“ verwenden, um den lokalen Verlauf zu entfernen. Bereits erfolgte Übermittlungen werden dadurch nicht rückgängig gemacht. Der bloße Websitebesuch, das Öffnen des Chats oder das Tippen einer noch nicht abgesendeten Nachricht löst keine Anfrage an Anthropic aus und gilt nicht als Einwilligung.

Anthropic ist Empfänger der zur Antwortgenerierung benötigten Inhalte. Eine Verarbeitung außerhalb der EU, insbesondere in den USA, ist möglich. Die vertraglichen Schutzregelungen einschließlich der Regelungen für internationale Übermittlungen beschreibt das Data Processing Addendum von Anthropic. Eine ausschließlich europäische Verarbeitung oder Zero Data Retention wird hier nicht zugesagt.

Nach den Aufbewahrungshinweisen von Anthropic werden API-Inhalte grundsätzlich innerhalb von 30 Tagen gelöscht. Es bestehen Ausnahmen, etwa bei gesetzlichen Pflichten und erkannten Richtlinienverstößen; für markierte Inhalte nennt der Anbieter bis zu zwei Jahre. Bei uns wird kein Chatprotokoll dauerhaft gespeichert. Der sichtbare Verlauf liegt nur im aktuellen Dokument und wird beim Neuladen, Seitenwechsel oder „Chat leeren“ entfernt.

Zum Schutz vor Missbrauch und unkontrollierten Kosten zählt der Server Anfragen. Eine IP-bezogene Begrenzung bleibt höchstens eine Minute im Arbeitsspeicher. Dauerhaft gespeichert wird nur ein Tageszähler ohne Chattexte oder IP-Adressen. Technische Verbindungsdaten können zusätzlich beim Hosting anfallen; dazu siehe Abschnitt 3. Cookies, Local Storage und Session Storage werden für diesen Chat nicht verwendet.

KI-Antworten können Fehler enthalten und treffen keine verbindlichen Entscheidungen über Personen. Ein Chat oder Klick erstellt noch keinen Testzugang und schließt keinen Vertrag ab.

Google Analytics – freiwillige Nutzungsstatistik

Wenn du „Statistik erlauben“ auswählst, nutzen wir Google Analytics 4 von Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Damit werten wir Besuche, Herkunftsseiten, Geräte, allgemeine Seitenaufrufe und ausgewählte Interaktionen aus. Google verarbeitet dabei technische Verbindungsdaten, eine pseudonyme Cookie-Kennung und Nutzungsereignisse. Wir übermitteln keine Formulareingaben, Suchtexte, E-Mail-Adressen, Kunden- oder Kinderkennungen und keine Inhalte aus Kita-Akten.

Die Verarbeitung und nicht erforderlichen Speicherzugriffe erfolgen auf Grundlage deiner Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG). Vor deiner Zustimmung wird das Google-Tag nicht geladen. Werbepersonalisierung und Google Signals sind nicht aktiviert. Die _ga-Cookies werden für höchstens 180 Tage angelegt. Deine Auswahl speichern wir im Browser für 180 Tage, damit sie beachtet wird.

Eine Verarbeitung durch Google LLC in den USA kann stattfinden. Hinweise zu Googles Datenverarbeitung und Übermittlungsmechanismen findest du bei Google. Du kannst deine Einwilligung jederzeit über „Statistik-Einstellungen“ unten auf der Seite für die Zukunft widerrufen; die Statistik-Cookies werden dann entfernt. Website und Web-App bleiben ohne Statistik nutzbar. Die Einstellungen gelten pro Browser und Webadresse.

In nativen Kitavia-Apps verwenden wir nach gesonderter Aktivierung der freiwilligen Nutzungsstatistik Google Analytics für Firebase. Dabei werden eine pseudonyme App-Instanzkennung, technische Angaben wie App-Version und Gerätetyp sowie fest definierte Bildschirmnamen verarbeitet. Werbe-IDs (IDFA), die Anbieterkennung (IDFV), Konto- oder Kinderkennungen und Bildschirm- oder Nachrichteninhalte werden nicht übermittelt. Die Auswahl ist in der App unter „Nutzungsstatistik“ beziehungsweise im Profil änderbar, gilt höchstens 180 Tage auf dem Gerät und wird beim Abmelden zurückgesetzt. Beim Widerruf wird die weitere Erfassung gestoppt und die lokale Analytics-Kennung zurückgesetzt.

6. Cookies und Browser-Speicher

Deine Statistik-Auswahl wird im Local Storage für 180 Tage gespeichert. Nur mit Zustimmung werden Statistik-Cookies von Google Analytics verwendet. Formulareingaben werden nicht für Analytics gespeichert. Der technische Zwischenspeicher des Browsers kann ausgelieferte Bilder, Schriftarten und Dateien gemäß den übermittelten Cache-Regeln aufbewahren. Dieser Abrufcache dient der Darstellung und wird nicht von uns zur Wiedererkennung einzelner Personen ausgelesen.

Du kannst Statistik erlauben, ablehnen oder deine Auswahl über die Schaltfläche unten auf jeder Seite ändern. Weitere Einzelheiten stehen unter Cookies & lokale Funktionen.

7. Empfänger und externe Links

Im Rahmen der technischen Bereitstellung können der Hostinganbieter und von ihm für den konkreten Dienst eingesetzte Unterauftragnehmer Zugriff auf Verbindungsdaten erhalten. Eine abschließende Zuordnung zum gebuchten Hostingauftrag steht noch aus. Eine Übermittlung an Behörden kann erforderlich werden, wenn eine entsprechende gesetzliche Verpflichtung besteht.

Quellenlinks führen zu eigenständigen Angeboten, etwa Anbieterinformationen oder gesetzlichen Texten. Erst wenn du einem Link folgst, wird die Zielseite aufgerufen. Dort gelten die Datenschutzinformationen des jeweiligen Betreibers. Verlinkungen sind keine eingebetteten Inhalte.

8. Speicherdauer

Nachrichten aus dem Kontaktformular werden an unser Supportpostfach übermittelt. Das getrennte technische Versandjournal enthält keine Nachrichtentexte und wird nach 30 Tagen gelöscht. Für die Korrespondenz im Postfach richtet sich die Aufbewahrung nach dem Bearbeitungszweck und gegebenenfalls gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Nachweispflichten. Angaben sollen entfallen, wenn sie für diese Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine Pflicht zur weiteren Aufbewahrung besteht.

Noch zu konkretisieren: Die tatsächlichen Aufbewahrungs- und Löschintervalle für Hostinger-Zugriffsprotokolle sowie das Supportpostfach müssen mit dem gewählten Betrieb übereinstimmen. Diese Fassung nennt hierfür bewusst keine ungeprüfte Tages- oder Jahresfrist.

9. Deine Rechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kannst du Auskunft über deine Daten, deren Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen. Soweit anwendbar, besteht ein Recht auf Datenübertragbarkeit. Eine erteilte Einwilligung kannst du für die Zukunft widerrufen.

Bei Verarbeitung aufgrund berechtigter Interessen kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation Widerspruch einlegen. Die Voraussetzungen und möglichen Ausnahmen ergeben sich insbesondere aus Art. 21 DSGVO. Für die Bearbeitung eines Anliegens können Angaben nötig sein, um deine Identität und die betroffenen Daten angemessen zuzuordnen.

Du kannst dich außerdem an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden. Am Sitz des Betreibers ist dies die Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Die aktuellen Kontaktmöglichkeiten stehen auf deren Website. Für Anfragen an Kitavia verwende die oben genannte Kontakt-E-Mail oder Postanschrift.

10. Bereitstellung von Daten und automatisierte Entscheidungen

Für das bloße Lesen ist kein Kontaktformular erforderlich. Technische Verbindungsdaten werden benötigt, um die angeforderten Seiten auszuliefern. Bei einer tatsächlichen Anfrage benötigen wir die Angaben, die für eine Antwort erforderlich sind; ohne Rückkanal ist eine persönliche Antwort nicht möglich.

Die öffentliche Website trifft keine automatisierten Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung über dich. Die Preisberechnung und Funktionsvorschau sind keine solche Entscheidung und erstellen kein personenbezogenes Profil.

11. Stand und Änderungen

Stand: 16. September 2026. Wenn Kontaktwege, eingebettete Dienste oder Verarbeitungen geändert werden, werden diese Hinweise entsprechend angepasst. Maßgebliche rechtliche Grundlage ist die Datenschutz-Grundverordnung.