Eine geordnete Dateiablage verbindet Dokumente mit ihrer Einrichtung und dem richtigen Zugriffskreis. Prüfe deshalb nicht nur den Dateinamen, sondern auch den Inhalt und die vorgesehene Sichtbarkeit.
Vor dem Upload prüfen
Verwende einen sachlichen Dateinamen und prüfe, ob das Dokument für den beabsichtigten Zweck benötigt wird. Achte auf unpassende Anhänge oder personenbezogene Angaben im Namen. Die dokumentierten Formate sind PDF, JPG, PNG, WebP, TXT, CSV, DOCX und XLSX; die Uploadgrenze beträgt 20 MB je Datei.
Die Datei ablegen
- Öffne „Dateien“ im richtigen Trägerbereich.
- Wähle die Datei aus.
- Ordne unter „Sichtbar für“ die Einrichtung oder den zulässigen trägerweiten Bereich zu.
- Wähle den passenden Zugriffskreis, etwa Betreuung, Personal oder Finanzen.
- Ergänze eine hilfreiche Kategorie und Beschreibung.
- Bestätige den Upload und prüfe den gespeicherten Eintrag.
Eine Kategorie hilft beim Sortieren; sie ersetzt keine Zugriffsberechtigung. Die Formatprüfung ist kein vollständiger Virenscan.
Dokumente öffnen und erneut abrufen
Private Dateien werden über kurz gültige Abruflinks geöffnet. Ist ein Link abgelaufen, öffne das Dokument erneut im Dateibereich. Teile solche Links nicht als dauerhafte öffentliche Ablage. Wer die Datei herunterladen darf, richtet sich nach dem persönlichen Zugriff.
Neue Fassungen und Verknüpfungen beachten
Name, Kategorie und Beschreibung können bearbeitet werden. Eine neue Dateifassung wird als neuer Upload abgelegt; eine automatische Versionshistorie ist nicht beschrieben. Prüfe deshalb Zuordnungen zu Kinderfotos und Vertragsdokumenten bewusst.
Vor dem Löschen einer verknüpften Datei muss ihre Zuordnung gelöst werden. Das Entfernen eines Fotos aus der Kinderakte löscht umgekehrt nicht automatisch die Datei. Beachtet bei beidem eure Aufbewahrungs- und Löschregeln.
Häufige Fragen
Ist eine hochgeladene Datei öffentlich erreichbar?
Die hier beschriebene Kitavia-Ablage ist privat. Die konkrete Einrichtung und der Zugriffskreis bestimmen mit, welche berechtigten Personen sie öffnen können.
Warum wird meine Datei abgelehnt?
Prüfe Dateityp, Größe und die Rückmeldung. Benenne eine unzulässige Datei nicht nur um, um die Prüfung zu umgehen.
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