1. Anbieter und Geltungsbereich
Anbieter ist Fabian Heimann, Wildganssteig 40b, 13503 Berlin, Deutschland, unter der Produktbezeichnung Kitavia. Diese Bedingungen sind für die Nutzung durch Einrichtungen, Träger und Organisationen im Rahmen ihrer beruflichen oder institutionellen Tätigkeit vorgesehen. Ein Angebot an private Verbraucher ist damit nicht verbunden.
Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang. Abweichende Bedingungen des Kunden werden nur Bestandteil des Vertrags, wenn ihrer Geltung zugestimmt wurde. Zwingende gesetzliche Bestimmungen bleiben unberührt.
2. Angebot und Vertragsschluss
Produktseiten, Funktionsbeispiele und Preisberechnungen auf dieser Website dienen der Information. Eine Kontaktanfrage oder der Aufruf der Testphasenseite stellt keine kostenpflichtige Bestellung dar. Der kostenlose Testmonat beginnt mit der Einrichtung des Arbeitsbereichs nach Bestätigung der E-Mail-Adresse und endet am entsprechenden Datum des Folgemonats; fehlt dieses Datum, am letzten Tag des Folgemonats. Eine Zahlungsmethode ist dafür nicht erforderlich. Ohne ausdrückliche Buchung entsteht kein kostenpflichtiges Abonnement.
Ein Nutzungsvertrag kommt erst durch die Annahme eines konkreten Angebots in der dort vorgesehenen Form zustande. Das Angebot beschreibt insbesondere Vertragspartner, Einrichtungen, Leistungsumfang, Beginn, Vergütung, Laufzeit und gegebenenfalls Zusatzleistungen. Vor der Annahme erhält der Kunde Gelegenheit, die maßgeblichen Vertragsunterlagen einzusehen.
3. Leistungsumfang
Kitavia wird als über den Browser zugänglicher Arbeitsplatz für die vereinbarten Verwaltungsaufgaben bereitgestellt. Welche Funktionen, Einrichtungen, Speicherumfänge, Exporte und Anbindungen geschuldet sind, ergibt sich aus dem bestätigten Angebot und seiner Leistungsbeschreibung.
Ein optionales Modul gehört nur bei entsprechender Vereinbarung zum Leistungsumfang. Öffentlich beschriebene Entwicklungsziele, Illustrationen oder angekündigte spätere Funktionen sind ohne vertragliche Aufnahme keine zugesicherte Beschaffenheit. Fachliche Leistungen wie Steuerberatung, Lohnabrechnung oder die Prüfung landesrechtlicher Vorgaben werden nicht allein durch die Bereitstellung der Software übernommen.
4. Zugänge und zulässige Nutzung
Der Kunde bestimmt die berechtigten Personen und vergibt Rollen entsprechend ihren Aufgaben. Zugangsdaten sind vertraulich zu behandeln. Der Kunde sorgt dafür, dass nicht mehr benötigte Rechte entzogen und Auffälligkeiten beim Zugriff zeitnah gemeldet werden.
Die Nutzung darf keine Rechte Dritter verletzen oder die Sicherheit des Dienstes beeinträchtigen. Unzulässig sind insbesondere die bewusste Umgehung von Zugriffsbeschränkungen, die Verbreitung schädlicher Dateien und eine nicht vereinbarte Weitergabe des Zugangs an außenstehende Dritte. Gesetzlich erlaubte Handlungen bleiben zulässig.
5. Mitwirkung und fachliche Verantwortung
Der Kunde stellt die erforderlichen organisatorischen Angaben bereit, prüft übernommene Daten und sorgt für eine geeignete Internetverbindung und Endgeräte. Er benennt zuständige Kontaktpersonen für fachliche und technische Rückfragen.
Vertragsbeträge, steuerliche Angaben, Abholberechtigungen, Beschäftigungsdaten und sonstige fachliche Grundlagen müssen inhaltlich richtig und für den Zweck zulässig sein. Automatische Berechnungen oder Hinweise ersetzen diese Prüfung nicht. Notwendige Freigaben, beispielsweise für Rechnungen oder Personalentscheidungen, verbleiben bei den zuständigen Personen des Kunden.
6. Vergütung und Abrechnung
Die monatliche Vergütung beträgt 39 € netto je Organisation plus den Mengenpreis für alle aktiven Kinder: bis einschließlich 20 Kinder 1,79 € je Kind, 21 bis 149 Kinder 1,69 € je Kind und ab 150 Kindern 1,55 € je Kind. Die erreichte Größenklasse gilt für sämtliche aktiven Kinder, nicht nur für zusätzliche Kinder. Die Zahl der Einrichtungen verursacht keinen zusätzlichen Grundpreis. Abgerechnet wird im Voraus anhand der zum Beginn des Abrechnungsmonats als aktiv geführten Kinder über alle Einrichtungen. Änderungen während eines laufenden Abrechnungsmonats werden zum nächsten Monatsbeginn berücksichtigt.
Auf der Website bezeichnete Nettopreise verstehen sich zuzüglich gesetzlich anfallender Umsatzsteuer. Zusätzliche Einrichtungs-, Übernahme- oder Beratungsleistungen werden nur berechnet, wenn sie vereinbart wurden. Für Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen. Eine Preisänderung erfolgt nicht allein durch die Änderung einer öffentlichen Preisseite.
7. Kostenloser Testmonat
Der kostenlose Testmonat wird einmal für die Organisation eingerichtet. Ohne kostenpflichtige Buchung endet die Bearbeitungsmöglichkeit nach Ablauf; es erfolgt keine Abbuchung. Die nachträgliche Buchung eines Abonnements wird über einen gesonderten Zahlungsabschluss mit Preisübersicht und hinterlegter Zahlungsmethode vorgenommen. Bei Buchung während des Testmonats beginnt die Zahlung frühestens nach dessen Ablauf.
8. Datenschutz und Vertraulichkeit
Der Kunde bleibt für die von ihm bestimmten Zwecke und die Zulässigkeit seiner Datenverarbeitung verantwortlich. Soweit der Anbieter Daten im Auftrag verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn dieser Verarbeitung die erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung.
Zugriffsregeln, Schutzmaßnahmen, Unterauftragnehmer, Unterstützung bei Betroffenenrechten sowie Verfahren bei Sicherheitsvorfällen werden in den einschlägigen Datenschutz- und Betriebsunterlagen konkretisiert. Beide Parteien behandeln ihnen bekannt gewordene vertrauliche Informationen entsprechend ihrer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten.
9. Betrieb, Änderungen und Unterstützung
Der Anbieter stellt den Dienst im vereinbarten Umfang bereit und bearbeitet gemeldete Störungen nach dem vereinbarten Supportverfahren. Verfügbarkeit, Servicezeiten, Reaktionsfristen, Wartungsfenster und Sicherungsverfahren werden nur zugesagt, soweit sie ausdrücklich vereinbart sind.
Änderungen zur Pflege und Sicherheit dürfen die vereinbarte Hauptleistung nicht ohne rechtliche oder vertragliche Grundlage entziehen. Wesentliche Auswirkungen auf die Nutzung werden in geeigneter Weise mitgeteilt. Bei Störungen beschreibt der Kunde das Problem nachvollziehbar und übermittelt sensible Unterlagen nur über einen vereinbarten geeigneten Weg.
10. Mängel und Haftung
Für Mängel und Leistungsstörungen gelten die gesetzlichen Rechte, soweit keine wirksame individuelle Vereinbarung getroffen wurde. Der Kunde meldet festgestellte Probleme zeitnah und ermöglicht eine angemessene Prüfung und Abhilfe.
Die Haftung für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften wird durch diesen Entwurf nicht beschränkt. Eine pauschale Haftungsfreistellung für die Bereitstellung der Software ist nicht vorgesehen. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Bestimmungen.
11. Laufzeit, Kündigung und Datenrückgabe
Das kostenpflichtige Abonnement verlängert sich monatlich und kann über „Lizenz & Abrechnung → Rechnungen & Zahlungsmethode“ zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums gekündigt werden. Bei Kündigung vor dem ersten bezahlten Zeitraum erfolgt keine reguläre Abbuchung. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Kündigungen erfolgen über den im Vertrag bezeichneten Kontaktweg.
Vor Vertragsende stimmen die Parteien die vereinbarte Datenrückgabe ab. Umfang und Format müssen auch zu Dokumenten und Dateiinhalten passen; ein reiner Tabellen- oder Metadatenexport ist nicht automatisch eine vollständige Rückgabe. Nach Ende des Verarbeitungsauftrags richtet sich die Löschung nach der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und den gesetzlichen Pflichten. Eine konkret zugesagte Abruffrist oder Wiederherstellungsleistung muss im Vertrag bezeichnet sein.
12. Schlussbestimmungen
Für die Vereinbarung ist deutsches Recht vorgesehen, soweit zwingendes Recht nichts anderes verlangt. Ein ausschließlicher Gerichtsstand wird in diesem Entwurf nicht festgelegt. Maßgeblich bleiben die gesetzlichen Zuständigkeitsregeln.
Sollte eine Regelung unwirksam sein, richten sich die Folgen nach dem Gesetz. Individuelle Vereinbarungen werden durch diese Bedingungen nicht verdrängt. Vor einer vertraglichen Verwendung wird diese Fassung anhand des tatsächlichen Leistungsangebots und der Unternehmensdaten abschließend geprüft.