Dienstplan und Zeiterfassung beantworten unterschiedliche Fragen: Wer ist eingeplant und welche Zeit wurde tatsächlich gearbeitet? Pflege beides nachvollziehbar und kläre Abwesenheiten vor der Freigabe des Plans.
Mitarbeitende und Zugänge prüfen
Ergänze im Mitarbeitenden-Datensatz Einrichtung, Beschäftigungsangaben und Wochenstunden. Ordne den persönlichen App-Zugang zu, damit eigene Zeiten und Anträge bei der richtigen Person erscheinen. Ein Datensatz ohne diese Verbindung reicht dafür nicht aus.
Die Woche planen
- Öffne „Dienstplan“ und die gewünschte Woche.
- Prüfe Einrichtung, verfügbare Personen und bekannte Abwesenheiten.
- Erfasse den Dienst mit Person, Beginn und Ende.
- Beachte angezeigte Überschneidungen und Abwesenheiten.
- Prüfe die Wochenübersicht nach eurem Freigabeverfahren.
Automatische Konflikthinweise unterstützen die Prüfung. Ob Qualifikationen, Pausen und Besetzung fachlich richtig berücksichtigt sind, muss anhand eurer geltenden Vorgaben beurteilt werden.
Arbeitszeiten dokumentieren
In der Mitarbeitenden-App startest du deinen Dienst mit „Schicht beginnen“. Erfasse anschließend „Pause beginnen“, „Pause beenden“ und zum Feierabend „Schicht beenden“. Warte jeweils auf die Speicherbestätigung. Dein persönlicher Zugang muss dafür mit deiner Mitarbeiterakte verknüpft sein. Die Leitung findet die gespeicherten Zeiten und den aktuellen Status in der Web-App unter „Mitarbeitende“ und „Dienstplan → Stundenkonten“.
Die erfassten Zeiten sind keine automatische Lohnabrechnung. Eine Weiterverarbeitung muss mit dem dafür zuständigen Bereich abgestimmt sein.
Urlaub und Abwesenheiten beantragen
Öffne „Urlaub & Abwesenheit“, erfasse Zeitraum und die tatsächlich betroffenen Arbeitstage und reiche den Antrag ein. Freie Tage werden nicht einfach als Arbeitstage mitgezählt. Die Leitung bearbeitet den Antrag nach eurem Verfahren. Ein eingereichter Antrag ist noch keine Genehmigung.
Häufige Fragen
Warum kann ich keinen eigenen Zeiteintrag erstellen?
Prüfe die Zuordnung zwischen deinem Zugang und dem Mitarbeitenden-Datensatz sowie die vorgesehenen Rechte. Die Administration kann diese Verbindung kontrollieren.
Darf eine genehmigte Abwesenheit im Dienstplan ignoriert werden?
Kläre den Konflikt zuerst mit der zuständigen Leitung. Ein Dienst sollte nicht nur angelegt werden, um eine optische Lücke zu schließen.
Du möchtest den Arbeitsbereich zuerst kennenlernen? Zu den Kitavia-Funktionen.