Ein Entwurf ist noch keine ausgestellte Rechnung. Und eine ausgestellte Rechnung ist noch nicht bezahlt. Wenn du diese Schritte sauber trennst, bleiben offene Beträge und Korrekturen nachvollziehbar.
Einen Rechnungsentwurf prüfen
Öffne unter „Rechnungen“ einen vorhandenen Entwurf oder erstelle einen Einzelentwurf. Kontrolliere Rechnungsaussteller, Empfänger, Zeitraum und Positionen. Mengen, Nettopreise und Steuersätze werden je Position berücksichtigt. Prüfe Netto-, Steuer- und Gesamtbetrag.
Die Rechnung ausstellen
- Öffne den vollständig geprüften Entwurf.
- Wähle „Ausstellen“.
- Kontrolliere die abschließende Zusammenfassung.
- Bestätige „Jetzt ausstellen“.
Die endgültige Nummer wird zentral vergeben. Aussteller, Empfänger und Beträge werden für den Beleg festgeschrieben. Eine spätere Änderung von Kontaktdaten verändert diesen ausgestellten Beleg nicht rückwirkend.
Drucken oder als PDF speichern
Öffne „Druckansicht“ und anschließend „Drucken / als PDF speichern“. Wähle im Druckdialog den Drucker oder die verfügbare PDF-Speicherung. Das Öffnen der Druckansicht, Ausstellen oder Speichern als PDF sendet keine E-Mail.
Einen tatsächlichen Zahlungseingang erfassen
Wähle „Zahlung erfassen“ und dokumentiere den tatsächlich eingegangenen Betrag, das Datum und die Zahlungsart. Teilzahlungen sind möglich. Der Betrag darf den offenen Rest nicht überschreiten; ein zukünftiges Eingangsdatum ist kein bestätigter Zahlungseingang.
Die Auswahl „Lastschrift“ beschreibt die Zahlungsart. Sie löst keinen Bankauftrag aus. Eine fehlerhafte Zahlungserfassung kann im Verlauf mit Begründung korrigiert werden; eine Banktransaktion wird dadurch nicht zurückgenommen.
Mit fehlerhaften Belegen umgehen
Entwürfe können bearbeitet oder gelöscht werden. Bei ausgestellten Rechnungen gelten andere Anforderungen. Die vorhandene Stornierung protokolliert einen Statuswechsel mit Begründung und setzt voraus, dass erfasste Zahlungen vorher geklärt wurden. Eine vollständige fachlich geprüfte Gutschrift- oder Stornobelegkette wird damit nicht zugesagt. Kläre erforderliche Korrekturbelege mit der Buchhaltung.
Häufige Fragen
Warum lässt sich ein ausgestellter Betrag nicht einfach ändern?
Ein ausgestellter Beleg soll seinen bestätigten Stand behalten. Korrekturen benötigen einen nachvollziehbaren fachlichen Ablauf, statt die ursprünglichen Angaben unbemerkt zu überschreiben.
Ist eine CSV-Ausgabe ein DATEV-Export?
Nicht automatisch. Das benötigte Format und ein tatsächlicher Import in das Zielsystem müssen gesondert geprüft sein.
Du möchtest den Arbeitsbereich zuerst kennenlernen? Zu den Kitavia-Funktionen.