Nicht jede Information ist eine Aufgabe und nicht jede Aufgabe braucht einen Termin im Kalender. Wähle das passende Format, damit dein Team schnell erkennt, ob es etwas lesen, entscheiden oder erledigen soll.
Das passende Format wählen
- Interne Mitteilung: Informationen, die ein Team oder ein ausgewählter Bereich lesen soll.
- Aufgabe: Ein konkreter nächster Schritt mit Zuständigkeit, Fälligkeit und Status.
- Kalendertermin: Ein Ereignis zu einem festgelegten Zeitpunkt.
- Internes Formular: Angaben, die in einer einheitlichen Struktur erfasst werden sollen.
Ein Beispiel: Der Termin für ein Leitungsgespräch gehört in den Kalender. Die Vorbereitung des Berichts ist eine Aufgabe. Eine allgemeine Information über den neuen Ablauf ist eine Mitteilung.
Eine interne Mitteilung vorbereiten
- Öffne den Bereich „Interne Mitteilungen“.
- Prüfe Einrichtung und vorgesehenen Personenkreis.
- Formuliere einen aussagekräftigen Titel.
- Schreibe, was sich ändert, ab wann es gilt und wer Fragen beantwortet.
- Prüfe den Inhalt und speichere die Mitteilung.
Eine gespeicherte interne Mitteilung ist nicht automatisch eine E-Mail, SMS oder Push-Nachricht. Prüfe vorhandene Lesebestätigungen im System; fehlende Rückmeldungen sind kein verlässlicher Beleg für eine absichtliche Nichtbeachtung.
Aufgaben und Termine klar beschreiben
Benenne Aufgaben als konkrete Tätigkeit, etwa „Vertragsänderungen für Oktober prüfen“. Ergänze zuständige Person und Fälligkeit. In einem Termin stehen Zeitpunkt, Anlass und die benötigten Informationen. Vermeide, sensible Details in einen Titel zu schreiben, den ein größerer Kreis sieht.
Offene Punkte gemeinsam abschließen
Prüfe regelmäßig offene Aufgaben und aktualisiere ihren Status. Wenn eine Rückfrage nötig ist, sollte sie eine verantwortliche Person haben. Informationen zu Elternkommunikation oder künftigen Versandwegen müssen getrennt von diesem internen Ablauf betrachtet werden.
Häufige Fragen
Wird eine gespeicherte Mitteilung automatisch per E-Mail versendet?
Der hier beschriebene interne Ablauf speichert die Mitteilung im System. Einen externen Versand solltest du nur annehmen, wenn der konkrete Versandweg eingerichtet und bestätigt ist.
Kann ein internes Formular öffentlich von Eltern ausgefüllt werden?
Die hier beschriebene Formularfunktion ist für interne Erfassung vorgesehen. Öffentlich erreichbare Formulare sind ein eigener Ablauf mit gesonderten Freigaben.
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