Ein gut eingerichteter Arbeitsplatz spart später Rückfragen. Beginne mit der Organisationsstruktur und den Zuständigkeiten. Kinder- und Personaldaten kommen anschließend hinzu, damit du sie gleich richtig zuordnen kannst.
Das solltest du bereithalten
Du benötigst deinen persönlichen Zugang, die Angaben zum Träger sowie die Namen und Adressen der Einrichtungen. Kläre, wer die Administration übernimmt und wer die Angaben vor dem Start prüft. Für einen Probelauf verwende künstliche Daten.
Schritt für Schritt zum ersten Arbeitsplatz
- Persönlich anmelden: Bestätige deine E-Mail-Adresse. Den zusätzlichen Schutz durch Zwei-Faktor-Anmeldung kannst du sofort oder später unter „Einstellungen → Sicherheit“ einrichten.
- Träger zuordnen: Lege einen neuen Träger nur an, wenn du ihn tatsächlich verwaltest. Für eine vorhandene Organisation verwendest du deren Einladungslink.
- Einrichtungen anlegen: Öffne „Einrichtungen“ und erfasse die Standorte. Prüfe Namen und Anschriften.
- Gruppen ergänzen: Ordne jede Gruppe der passenden Einrichtung zu.
- Trägerdaten vervollständigen: Ergänze unter „Einstellungen“ die Kontakt- und Rechnungsausstellerangaben.
- Team einbeziehen: Vergib persönliche Zugänge mit den benötigten Rollen und Einrichtungszuordnungen.
Vor der ersten Datenerfassung prüfen
Prüfe den angezeigten Träger und wähle in der Seitenleiste die richtige Einrichtung. Prüfe die Struktur gemeinsam mit einer Leitung. Erst danach legst du Kinder, Bezugspersonen, Verträge und Mitarbeitende an. Teste auch einen eingeschränkten Zugang: Er soll nur den für seine Aufgabe vorgesehenen Bereich sehen.
Wenn eine Einrichtung oder ein Datensatz fehlt
Prüfe zuerst Organisationsauswahl, Einrichtungsfilter, Suche und Status. Der Filter „Alle Einrichtungen“ zeigt nur die Standorte, die dein Zugang sehen darf. Er erweitert keine Berechtigungen. Lege bei Unklarheiten keinen zweiten Träger und keine doppelte Einrichtung an; kläre die Zuordnung mit der Administration.
Häufige Fragen
Erstellt ein Mitarbeitenden-Datensatz automatisch einen Zugang?
Nein. Personalstammdaten und Anmeldung sind getrennt. Der persönliche Zugang wird eingeladen und anschließend dem Mitarbeitenden-Datensatz zugeordnet.
Kann ich die Einführung mit einem Standort beginnen?
Ja. Ein abgegrenzter Probelauf hilft, Struktur und Zuständigkeiten zu prüfen. Weitere Einrichtungen können anschließend nach denselben abgestimmten Regeln eingerichtet werden.
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