Der Monatslauf erzeugt Entwürfe aus geeigneten Betreuungsverträgen. Eine Vorschau macht fehlende Angaben und bereits vorhandene Rechnungen sichtbar. Prüfe die Grundlage, bevor du Entwürfe anlegst.
Verträge vorbereiten
Öffne „Kinder & Familien → Betreuungsverträge“. Prüfe Kind, Einrichtung, Vertragszeitraum und Status. Für einen beendeten Vertrag ist ein Enddatum erforderlich. Bestätige Betragsbasis, Beiträge, die zutreffenden Steuersätze und den mit dem Kind verknüpften Rechnungsempfänger mit vollständiger Anschrift.
Die dokumentierte Berechnung verwendet volle Monatsbeiträge für Betreuung, Essen und Zusatzleistungen, auch bei angebrochenen Monaten. Krankheit und Urlaub kürzen diese Beiträge nicht. Prüfe vor der Nutzung, ob diese Regel zu euren Vereinbarungen passt.
Die Vorschau starten
- Wähle den gewünschten Einrichtungsbereich.
- Öffne unter „Rechnungen“ die „Monatsabrechnung“.
- Lege Abrechnungsmonat und Fälligkeit fest.
- Wähle „Vorschau berechnen“.
- Prüfe Empfänger, Leistungen, Steuern und Summen.
- Behebe fehlende oder widersprüchliche Angaben und berechne die Vorschau erneut.
Die Rückmeldungen verstehen
- Bereit: Der Vertrag kann ausgewählt werden.
- Angaben fehlen: Die genannten Daten müssen ergänzt oder korrigiert werden.
- Bereits angelegt: Eine Rechnung für diesen Vertrag und Monat ist vorhanden.
- Ohne Beitrag: Es gibt keine positive Monatsleistung für einen Entwurf.
Überschneidende Verträge und nachträglich veränderte Daten müssen vor dem Anlegen geklärt werden. Eine stornierte Rechnung wird nicht automatisch durch einen neuen Monatsentwurf ersetzt.
Entwürfe anlegen und anschließend ausstellen
Wähle die geprüften bereiten Verträge aus und bestätige „Entwürfe anlegen“. Öffne die erzeugten Entwürfe anschließend in der Rechnungsübersicht, kontrolliere sie und stelle sie bewusst aus. Der Monatslauf vergibt selbst keine endgültigen Rechnungsnummern und versendet keine Rechnungen.
Bei einer unklaren Rückmeldung nach einem Verbindungsproblem berechne zuerst die Vorschau erneut. Bereits angelegte Rechnungen werden erkannt. Starte nicht vorsorglich zusätzlich Einzelrechnungen für denselben Vorgang.
Häufige Fragen
Muss ich den Monatslauf bewusst starten?
Ja. Der dokumentierte Ablauf wird für den gewählten Monat von einem berechtigten Zugang gestartet und geprüft.
Kann ich übernommene Bruttobeträge unverändert als Nettobeträge bestätigen?
Nein. Prüfe und korrigiere die Betragsbasis fachlich. Die Software wandelt bestehende Bruttobeträge nicht automatisch in die richtige Nettobasis um.
Du möchtest den Arbeitsbereich zuerst kennenlernen? Zu den Kitavia-Funktionen.