Arbeitsbereiche im Überblick
Kitavia wird mit seinem vorgesehenen Zielumfang gezeigt. Die App befindet sich noch in Entwicklung. Die Angaben zu KigaRoo stammen aus dessen öffentlichen Anbieterinformationen.
| Bereich | Kitavia · Zielumfang | KigaRoo · Anbieterangaben |
|---|---|---|
| Kinder und Anwesenheit | Kinderakten, Bezugspersonen, Betreuungsverträge und Check-in. | Kinder- und Kontaktverwaltung sowie Anwesenheitsfunktionen werden beschrieben. |
| Team und Träger | Personal, Einrichtungszuordnung, Rollen und Dienstplanung verbinden. | Personal- und Trägerverwaltung mit abgestuften Zugriffsrechten. |
| Finanzen und Schnittstellen | Rechnungen und Zahlungseingänge; externe Fachformate einzeln prüfen. | Abrechnung sowie DATEV, SEPA, ZUGFeRD und ISBJ werden genannt. |
| Auswertungen und KI | Optionaler Assistent für organisationsbezogene Fragen, Berichte und wiederkehrende Aufgaben. | Listen, Auswertungen und Exporte; ein vergleichbarer KI-Agent ist in den geprüften Quellen nicht konkret beschrieben. |
| Mobile Nutzung | Browser-Anwendung; native Apps sind für später vorgesehen. | Elternportal und mobile Apps gehören zum beschriebenen Angebot. |
| Kostenmodell | Grundpreis plus aktive Kinder; KI je Organisation. Derzeit Preisentwurf. | Mini, Professional und Enterprise mit unterschiedlichen Umfängen. |
Schnittstellen können wichtiger sein als eine zusätzliche Funktion
Wenn eure Buchhaltung oder Förderstelle ein bestimmtes Format benötigt, muss genau dieser Austausch funktionieren. Ein allgemeiner CSV-Export ersetzt keine freigegebene Fachanbindung. Fragt nach Formatversion, Übertragungsweg und dem konkreten Empfänger.
KigaRoo führt mehrere Fachformate öffentlich auf. Bei Kitavia dürfen diese nicht allein deshalb als verfügbar gelten, weil der Arbeitsbereich Abrechnung vorhanden ist. Prüft den aktuellen Stand gemeinsam mit eurer Buchhaltung. Die Anleitung zu Rechnungen und Zahlungen beschreibt den dokumentierten Kitavia-Ablauf.
Preise fair mit derselben Kinderzahl vergleichen
KigaRoo nennt für Professional 49,90 € monatlich einschließlich 20 Kindern und 2,39 € für jedes weitere Kind. Daraus ergeben sich bei 60 Kindern rechnerisch 145,50 € im Monat. Die für euch geltende Steuerbasis, Zusatzmodule und Vertragsbedingungen sollten im Angebot bestätigt werden.
Kitavia kostet 39 € pro Organisation plus den Mengenpreis für alle aktiven Kinder. Bei 60 Kindern sind das 140,40 € netto im Monat. Es gibt keinen zusätzlichen Einrichtungspreis.
Dieses Beispiel rechtfertigt keine pauschale Aussage, Kitavia sei günstiger. Erst ein vollständiges Angebot mit gleicher Steuerbasis und denselben Leistungen ist vergleichbar. Nutze den Kitavia-Preisrechner für eure Kinderzahl und ergänze Einführung, Datenübernahme und erforderliche Module.
Diese fünf Abläufe sollten in die Demo
- Kinderakte: Wie bleiben Vertrag, Kontaktpersonen und Abholberechtigungen zusammen?
- Bring- und Abholzeit: Was geschieht bei einem Eingabefehler oder einer unterbrochenen Internetverbindung?
- Trägerübersicht: Kann eine Leitung ihren Standort bearbeiten, während die Buchhaltung die vorgesehenen Finanzbereiche sieht?
- Monatslauf: Wie wird ein geänderter Beitrag vor der Rechnung geprüft?
- Datenübergabe: Kann eure Buchhaltung eine Beispieldatei tatsächlich weiterverarbeiten?
Bewertet die Ergebnisse gemeinsam, nicht nur die Oberfläche. Der Ratgeber zur Verwaltung mehrerer Kitas hilft euch, Zuständigkeiten vor dem Test festzulegen.
Vom Vergleich zu einer ruhigen Einführung
Bestimmt eine Person für die Datenübernahme und eine Ansprechperson je Einrichtung. Erfasst, welche Daten aktiv bleiben sollen und welche aus anderen Gründen weiter aufbewahrt werden müssen. Prüft Exportmöglichkeiten, Anhänge und offene Rechnungen getrennt.
Testet zuerst einen kleinen Datensatz und einen vollständigen Ablauf. Gleichen die verantwortlichen Teams die Ergebnisse ab, könnt ihr einen Wechseltermin und einen Umgang mit offenen Punkten vereinbaren. Der Auswahlleitfaden bietet dafür eine gemeinsame Entscheidungsgrundlage.
Du möchtest sehen, wie Kitavia eure Verwaltung abbildet? Teste Kitavia einen Monat kostenlos und probiere drei konkrete Aufgaben aus eurem Alltag aus. Du brauchst keine Zahlungsmethode zu hinterlegen. Ein kostenpflichtiges Abo beginnt nur, wenn du es ausdrücklich buchst.
Häufige Fragen
Ist Kitavia pauschal zehn Prozent günstiger als KigaRoo?
Nein, das wird durch die hier geprüften Zahlen nicht belegt. Kosten hängen von Kinderzahl, Tarif, Modulen und Vertragsumfang ab. Beide Angebote müssen mit gleicher Steuerbasis und gleichem Leistungsumfang verglichen werden.
Kann Kitavia bereits alle genannten Fachschnittstellen ersetzen?
Nein. Ein vorhandener Abrechnungsbereich bedeutet nicht, dass DATEV, SEPA, ZUGFeRD oder ISBJ als freigegebene Anbindung verfügbar sind. Kläre jedes benötigte Format anhand des aktuellen Produktstands.
Hat KigaRoo keinen KI-Assistenten?
Eine solche Aussage treffen wir nicht. Die geprüften öffentlichen Quellen beschreiben keinen direkt vergleichbaren organisationsweiten Agenten. Den aktuellen Funktionsumfang kann der Anbieter bestätigen.
Kann ich meine bisherigen Daten vollständig übernehmen?
Das hängt vom Export des bisherigen Anbieters und den unterstützten Importfeldern ab. Prüfe Stammdaten, Dokumente, Historie und offene Finanzvorgänge einzeln. Ein Testimport sollte vor dem Wechsel stattfinden.
Quellen & weiterführende Informationen
Redaktionell geprüft am 12. September 2026. Verlinkte Anbieterinformationen können sich ändern.
