Eine Datenübernahme braucht eine Prüfung vor und nach dem Import. Ein Export ist hilfreich für die Weiterverarbeitung, umfasst aber nicht automatisch sämtliche Dateien und Einstellungen einer Anwendung.
Eine CSV-Datei vorbereiten
- Öffne das passende Register und wähle „Importieren → CSV-Vorlage“.
- Verwende die unterstützten Spalten der Vorlage.
- Trage Datumswerte als JJJJ-MM-TT ein.
- Nutze für Verknüpfungen vorhandene IDs oder eindeutige Namen.
- Prüfe Geldspalten besonders: Felder mit „_cents“ erwarten Centbeträge.
Die dokumentierte Grenze liegt bei 500 Datensätzen und 2 MB je Datei. 12.550 Cent entsprechen 125,50 Euro; diese Eingabe unterscheidet sich von Eurofeldern im normalen Formular.
Vorschau prüfen und Import kontrollieren
Behebe die angezeigten Fehler vor dem Import. Der Import legt neue Datensätze an und aktualisiert bestehende Einträge nicht automatisch. Prüfe anschließend Anzahl und Zuordnungen an einer passenden Stichprobe.
Bei einem Speicherfehler stoppt der Vorgang. Bereits gespeicherte Zeilen werden beim erneuten Versuch im selben geöffneten Dialog übersprungen. Lasse ihn deshalb zunächst offen und beachte die Rückmeldung. Ein späterer neuer Import derselben Datei kann doppelte Einträge erzeugen.
Listen für die Weiterverarbeitung exportieren
Prüfe vor einem Listenexport Träger, Einrichtung, Filter und Zeitraum. Lade nur die Informationen herunter, die du für den Zweck benötigst, und lege die Datei geschützt ab. Allgemeine CSV-Ausgaben sind keine automatisch passenden DATEV-, SEPA- oder Behördenformate.
Trägerdaten als JSON herunterladen
Inhaber und Administration finden unter „Einstellungen → Datenübertragung“ den Gesamtexport. Er umfasst Geschäftsdaten des aktuellen Trägers mit Beziehungen und einem Dateiverzeichnis. Ein Einrichtungsfilter begrenzt diesen Gesamtexport nicht.
Die Anwendung prüft unter anderem Beziehungen und zwischenzeitliche Änderungen. Scheitert die Prüfung, wird kein scheinbar vollständiger Export ausgegeben. Ein neuer Versuch kann nötig sein, wenn das Team parallel Daten bearbeitet.
Ein Export ist kein vollständiges Backup
Die tatsächlichen Dateiinhalte sind im JSON nicht enthalten und müssen separat beschafft werden. Passwörter, Anmeldesitzungen, geheime Schlüssel und die gesamte Betriebsumgebung sind ebenfalls kein Bestandteil. Eine automatische Wiederherstellung aus dieser Datei ist nicht vorgesehen. Für Datensicherung und Anbieterwechsel müssen Umfang und Verfahren deshalb gesondert geklärt werden.
Häufige Fragen
Kann ich dieselbe Importdatei beliebig oft einlesen?
Nein. Ein neuer Import kann zusätzliche Datensätze erzeugen. Prüfe den Bestand und den vorherigen Importstatus, bevor du eine Datei erneut verwendest.
Sind im Gesamtexport alle hochgeladenen Fotos enthalten?
Der JSON-Export enthält ein Dateiverzeichnis, nicht die Bild- und Dokumentinhalte selbst. Diese benötigen einen gesonderten sicheren Download.
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