Eine Kinderakte wird im Alltag dann hilfreich, wenn Kontakte und Berechtigungen eindeutig sind. Pflege Bezugspersonen als eigene Kontakte und verknüpfe sie anschließend bewusst mit dem Kind.
Ein Kind anlegen
- Wähle die zuständige Einrichtung.
- Öffne „Kinder & Familien“ und den Bereich „Kinder“.
- Erfasse die erforderlichen Stammdaten, die Gruppe und den passenden Status.
- Prüfe Betreuungsbeginn und gegebenenfalls das Ende.
- Speichere und kontrolliere die Zuordnung in der Übersicht.
Erfasse besondere Hinweise nur, soweit sie für den vorgesehenen Zweck benötigt werden und eure Vorgaben dies erlauben.
Bezugspersonen zuordnen
Lege Kontakte im Bereich „Bezugspersonen“ an und prüfe Telefonnummer und Anschrift. Stelle anschließend unter „Abholberechtigungen“ oder im Kind die Verbindung her. Hauptkontakt, Notfallkontakt, Sorgeberechtigung und Abholberechtigung werden getrennt festgelegt.
Ein Notfallkontakt ist nicht automatisch abholberechtigt. Prüfe die dokumentierte Vereinbarung mit der Einrichtung, bevor eine Berechtigung geändert wird. Die Software ersetzt diese inhaltliche Prüfung nicht.
Änderungen verständlich nachpflegen
Aktualisiere eine neue Telefonnummer am Kontakt, statt eine zweite Person mit denselben Angaben anzulegen. Prüfe bei ausgeschiedenen Kindern den Status und das Betreuungsende. Bestehende Verknüpfungen können verhindern, dass ein Datensatz einfach gelöscht wird.
Ein Bild zur Kinderakte zuordnen
Lade ein zulässiges Foto in der privaten Dateiablage mit Zugriffskreis „Betreuung“ und passender Einrichtung hoch. Öffne anschließend das gespeicherte Kind, wähle das Foto im Abschnitt „Foto für die Kinderakte“ und bestätige die Zuordnung. Das Entfernen einer Fotozuordnung löscht nicht automatisch die Datei selbst.
Häufige Fragen
Warum erscheint eine Person nicht bei der Abholung?
Prüfe die Verbindung mit dem richtigen Kind und die ausdrücklich gesetzte Abholberechtigung. Ein vorhandener Kontaktdatensatz allein reicht nicht.
Soll ich ein ausgeschiedenes Kind sofort löschen?
Prüfe zuerst eure Aufbewahrungs- und Löschregeln sowie bestehende Verknüpfungen. Status und Betreuungsende bilden den Austritt ab, ohne historische Vorgänge unkontrolliert zu entfernen.
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