Ein Zugang sollte genau den Arbeitsbereich abdecken, den eine Person benötigt. Prüfe deshalb zuerst ihre Aufgabe und anschließend Rolle und Einrichtung. Die Auswahl eines Standorts ist kein Ersatz für eine passende Rolle.
Die passende Rolle auswählen
Inhaber und Administration steuern die Organisation. Die Kita-Leitung arbeitet im zugewiesenen Bereich. Das pädagogische Team benötigt insbesondere Kinderbetreuung, Anwesenheit und eigene Zeiteinträge. Die Buchhaltung braucht Vertrags- und Finanzinformationen. Der Einrichtungszugang ist für das gemeinsam bediente iPad einer festen Kita vorgesehen. Dort werden unter anderem Kinderanwesenheit und Elternkommunikation organisiert; persönliche Personal- und Abrechnungsrechte bleiben getrennt.
Wähle Rechte nicht vorsorglich möglichst weit. Prüfe auch Vertretungen und einrichtungsübergreifende Aufgaben ausdrücklich.
Eine Einladung vorbereiten
- Öffne unter „Team & Planung“ den Bereich „Zugänge & Rollen“.
- Trage die genaue persönliche E-Mail-Adresse ein.
- Wähle die erforderliche Rolle und gegebenenfalls eine feste Einrichtung.
- Prüfe die Zusammenfassung und erstelle den Einladungslink.
- Gib den Link über euren vereinbarten Kommunikationsweg weiter.
- Lass die eingeladene Person mit genau dieser bestätigten Adresse beitreten.
Der dokumentierte Einladungslink ist sieben Tage gültig. Die Anwendung stellt den Link zum Kopieren bereit; dadurch wird nicht automatisch eine Einladung versendet.
Zugang und Mitarbeitenden-Datensatz verbinden
Öffne den Personalstammsatz und wähle bei „App-Zugang zuordnen“ den richtigen Zugang. Diese Zuordnung verbindet die Person mit eigenen Arbeitszeiten und Abwesenheitsanträgen. Prüfe die Auswahl sorgfältig; gleichlautende Namen sind kein sicherer Ersatz für eine eindeutige Zuordnung.
Berechtigungen regelmäßig prüfen
Kontrolliere Rechte bei Aufgabenwechsel, Einrichtungswechsel und Austritt. Fehlende Bearbeitungsschaltflächen können eine beabsichtigte Begrenzung sein. Klärt eine Änderung mit der zuständigen Administration, statt dafür einen umfassenderen gemeinsamen Zugang zu verwenden.
Häufige Fragen
Warum funktioniert ein Einladungslink nicht?
Prüfe Ablaufdatum, angemeldete E-Mail-Adresse und Bestätigung der Adresse. Bei einem abgelaufenen Link kann die Administration eine neue Einladung vorbereiten.
Bedeutet „Alle Einrichtungen“ Vollzugriff?
Nein. Die Auswahl fasst nur die Einrichtungen zusammen, auf die dein persönlicher Zugang ohnehin berechtigt ist.
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