Datenschutz bei Kita-Software betrifft den ganzen Arbeitsalltag: Telefonnummern, Betreuungsverträge, Personalinformationen und möglicherweise Gesundheitsangaben. Ein Passwort und ein verschlüsselter Aufruf sind wichtige Bausteine. Sie beantworten aber noch nicht, wer welche Daten verwenden darf, wie lange sie bleiben und was bei einem Personalwechsel geschieht.
Dieser Beitrag hilft dir, die Prüfung mit eurem Träger und der Datenschutzverantwortung vorzubereiten. Er bietet organisatorische Orientierung; die rechtliche Einordnung muss zu eurer Einrichtung, euren Aufgaben und den geltenden Vorschriften passen.
1. Welche Daten braucht ihr für welchen Zweck?
Erstelle eine überschaubare Liste eurer Datenarten. Für die Abholung werden andere Informationen benötigt als für die Buchhaltung. Gesundheitsangaben verdienen eine besonders sorgfältige Prüfung. Erfasst deshalb nicht vorsorglich alles, was ein Formular anbietet.
Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt unter anderem einen festgelegten Zweck, eine passende Rechtsgrundlage und die Begrenzung auf notwendige Daten. Bei besonderen Kategorien wie Gesundheitsdaten gelten zusätzliche Anforderungen. Die maßgeblichen Regelungen stehen insbesondere in den Artikeln 5, 6 und 9 der DSGVO.
Frage praktisch: Wer benötigt die Information? Welche Entscheidung unterstützt sie? Wann wird sie aktualisiert? Kann der gleiche Zweck mit weniger Angaben erreicht werden?
2. Zugriffsrechte anhand realer Aufgaben testen
Eine Rollenliste klingt zunächst abstrakt. Verständlicher wird sie mit einem Testzugang: Kann eine Betreuungskraft die richtigen Kinder sehen? Bleiben Personal- und Finanzinformationen außerhalb ihres Aufgabenbereichs geschützt? Welche Daten erhält die Buchhaltung über Suche und Export?
Prüfe nicht nur die sichtbaren Menüpunkte. Dokumente, heruntergeladene Dateien, gemeinsam genutzte Geräte und ausgeschiedene Zugänge gehören ebenfalls dazu. Notiere, wer neue Rechte vergibt und regelmäßig überprüft.
Kitavia ordnet Zugriffe Rollen und Einrichtungen zu. Das Hilfecenter erklärt, wie du Einladungen und Einrichtungszuordnungen bewusst einrichtest.
3. Die Unterlagen des Anbieters konkret prüfen
Wenn ein Anbieter personenbezogene Daten in eurem Auftrag verarbeitet, gehört die Prüfung einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zum Einstieg. Klärt, welche Dienste beteiligt sind, wo Daten verarbeitet werden und welche Unterstützung der Anbieter bei Auskunft, Löschung und Sicherheitsvorfällen leistet.
- Welche Datenverarbeitungen umfasst der Vertrag?
- Welche weiteren Dienstleister sind beteiligt?
- Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen werden beschrieben?
- Wie werden Änderungen und Sicherheitsvorfälle kommuniziert?
- Wie erhält der Träger seine Daten bei Vertragsende zurück?
Ein Zertifikat kann bestimmte geprüfte Bereiche belegen. Es sollte deshalb zum konkreten Dienst passen. Die Zertifizierung eines Rechenzentrums ist nicht automatisch eine Zertifizierung sämtlicher Funktionen einer Anwendung.
4. Fotos und Dokumente brauchen eine klare Zuordnung
Bei Fotos geht es nicht nur darum, ob eine Datei hochgeladen werden kann. Entscheidend sind Zweck, erforderliche Berechtigung, vorgesehener Personenkreis und Umgang mit Änderungen. Eine Freigabe für einen internen Zweck lässt sich nicht ohne weitere Prüfung auf eine öffentliche Website übertragen.
Ordnet Dokumente ihrer Einrichtung und ihrem Arbeitsbereich zu. Eine Personalunterlage sollte nicht versehentlich zwischen allgemein sichtbaren Teamdateien liegen. Achtet auch auf Dateinamen: Schon diese können Informationen enthalten, die nicht in eine offene Übersicht gehören.
Für den Alltag hilft eine gemeinsame Regel: Vor dem Upload Inhalt, Zuordnung und Sichtbarkeit prüfen. Die Anleitung zu privaten Dateien zeigt den Ablauf in Kitavia.
5. Geräte, Datensicherung und Löschung mitdenken
Persönliche Zugänge machen Zuständigkeiten nachvollziehbarer als ein gemeinsames Team-Passwort. Auf einem Tablet am Eingang sind eine kurze Sperrzeit und ein eingeschränkter Zugang sinnvoll. Legt außerdem fest, was beim Verlust eines Geräts oder beim Ausscheiden einer Person passiert.
Eine Sicherung ist erst dann für den Betrieb hilfreich, wenn ihre Wiederherstellung geprüft wurde. Fragt, welche Daten und Dateiinhalte sie umfasst. Ein Export einzelner Tabellen ist nicht dasselbe wie eine vollständige Sicherung der Anwendung.
Vereinbart Aufbewahrung und Löschung nach Datenart und Zweck. Es gibt keine einheitliche Frist, die automatisch für jede Kinderakte, Anwesenheitsliste und Rechnung gilt. Gesetzliche oder vertragliche Pflichten sind dabei gesondert zu berücksichtigen.
6. Für KI-Assistenten den Datenweg gesondert klären
Ein KI-Assistent kann Fragen zu Daten beantworten und Berichte vorbereiten. Dafür muss geklärt sein, welche Informationen an welchen Dienst gelangen, wer darauf zugreifen darf und wie die Verarbeitung vertraglich geregelt ist. Ein allgemeiner Verweis auf „KI“ beantwortet diese Fragen nicht.
Nutze für eine Demo erfundene Daten. Für spätere Anwendungen sollte die Auswertung möglichst mit den Informationen auskommen, die für die Frage erforderlich sind. Ein Überblick über Anwesenheiten benötigt beispielsweise nicht automatisch die vollständigen Kinderakten.
7. Die Einführung mit einem gemeinsamen Prüfstand abschließen
Haltet Ergebnisse, offene Punkte und Verantwortliche fest. Ein offener Punkt braucht einen nächsten Schritt; ein erledigter Punkt sollte durch eine nachvollziehbare Unterlage oder Prüfung belegt sein. So bleibt die Einführung auch bei mehreren Beteiligten übersichtlich.
Führt anschließend einen Probelauf mit Rollenwechsel, fehlerhaftem Upload, Abmeldung und Datenexport durch. Das macht aus allgemeinen Aussagen konkrete Abläufe. In der Checkliste zur Softwareauswahl findest du weitere Fragen für eure Entscheidung.
Im kostenlosen Kitavia-Test könnt ihr mit erfundenen Daten prüfen, wie die vorgesehenen Zugriffsbereiche zu euren Aufgaben passen. Auf der Sicherheitsseite findest du die Einordnung der vorgesehenen Schutzmaßnahmen und des Freigabestands.
Häufige Fragen
Reicht die Aussage „DSGVO-konform“ für die Auswahl aus?
Nein. Sie sollte durch passende Verträge, nachvollziehbare Schutzmaßnahmen und sinnvolle Abläufe in eurer Einrichtung konkretisiert werden. Prüft außerdem, welche Leistungen und Verarbeitungen die Aussage tatsächlich umfasst.
Braucht jede Verarbeitung in der Kita eine Einwilligung?
Nicht automatisch. Die passende Rechtsgrundlage hängt vom Zweck, den Daten und der Tätigkeit eures Trägers ab. Eine pauschale Einwilligung für sämtliche Vorgänge ist keine verlässliche Lösung. Klärt dies mit eurer Datenschutzverantwortung.
Dürfen Kinderakten über WhatsApp an den Software-Support geschickt werden?
Nutze einen allgemeinen Kontaktkanal nicht für Kinderakten, Gesundheitsangaben oder Passwörter. Beschreibe technische Probleme zunächst ohne personenbezogene Details und vereinbare bei Bedarf einen geeigneten geschützten Übermittlungsweg.
Gilt die Datenschutzerklärung der Kitavia-Webseite auch für Kita-Daten in der App?
Die Erklärung dieser Website beschreibt den öffentlichen Webauftritt. Die Verarbeitung von Kita-Daten in der Anwendung benötigt eigene Informationen und passende Vereinbarungen mit dem verantwortlichen Träger.
Quellen & weiterführende Informationen
Redaktionell geprüft am 12. September 2026. Verlinkte Anbieterinformationen können sich ändern.
