Kita-Website erstellen lassen in Berlin: So bereitet ihr die Beauftragung vor

Beginnt mit einem Projektsteckbrief in zehn Zeilen

Setzt euch für 30 Minuten mit Leitung, Träger oder Vorstand zusammen. Eine Person schreibt mit. Offene Punkte dürfen offen bleiben, brauchen aber einen Namen und einen Termin.

Füllt diese zehn Zeilen aus:

• Einrichtung und Standort: Name, Bezirk, ein Haus oder mehrere Standorte
• Anlass: veraltete Website, Neueröffnung oder kompletter Relaunch
• Wichtigste Zielgruppe: interessierte Familien, Bewerberinnen und Bewerber oder beide
• Hauptaufgabe: zum Beispiel Alltag erklären und den richtigen Weg zur Platzanfrage zeigen
• Benötigte Seiten: Start, Kita-Alltag, Konzept, Team, Aufnahme und Kontakt
• Aufnahmeweg: eigener Kontakt, Kita-Navigator oder eine festgelegte Kombination
• Vorhandene Inhalte: aktuelle Texte, nutzbare Fotos, Logo und Kontaktdaten
• Fehlende Inhalte: Texte, Motive, Übersetzungen oder bestätigte Zuständigkeiten
• Pflege nach dem Start: selbst pflegen, Änderungen beauftragen oder beides
• Zieltermin: gewünschter Start plus Anlass, etwa ein Tag der offenen Tür

Schreibt nicht einfach „Texte vorhanden“, wenn nur eine alte Broschüre existiert. Notiert stattdessen: „Broschüre von 2022 liegt vor; Leitung prüft bis 15. November, welche Angaben noch stimmen.“ So wird aus Material eine konkrete Aufgabe.

Trennt notwendige Seiten von späteren Ergänzungen

Ich würde zuerst nur die Seiten beauftragen, die eine Familie für Orientierung und Kontakt wirklich braucht. Für eine einzelne Kita kann das ein kleiner Kern aus Startseite, Einrichtung und Alltag, Konzept, Aufnahme sowie Kontakt sein. Team, Termine, Stellen oder Downloads kommen hinzu, wenn dafür aktuelle Inhalte und eine feste Pflege zuständig sind.

Erstellt für jede geplante Seite drei kurze Angaben:

• Zweck: Welche Frage soll die Seite beantworten?
• Material: Was liegt bereits geprüft vor?
• Freigabe: Wer darf Inhalt und Bilder abnehmen?

Beispiel für die Aufnahmeseite:

• Zweck: Familien verstehen, wie sie Interesse anmelden und was danach passiert.
• Material: aktueller interner Ablauf und Link zum Berliner Kita-Navigator.
• Freigabe: Leitung prüft den Ablauf, Träger bestätigt die Kontaktdaten.

Berlin verweist bei der Suche nach Einrichtungen auf den Kita-Navigator und beschreibt den Kita-Gutschein als ersten Schritt zum Kita-Platz. Eure Website ersetzt diesen offiziellen Weg nicht. Sie sollte verständlich erklären, welche Schritte für eure Einrichtung tatsächlich gelten und wohin der nächste Klick führt.

Verteilt Inhalt, Technik und Freigabe namentlich

Formulierungen wie „Texte inklusive“ oder „Pflege möglich“ reichen für eine Beauftragung nicht. Haltet zu jeder Aufgabe fest, wer liefert, wer umsetzt und wer freigibt.

Eine brauchbare Rollenübersicht sieht so aus:

• Stichpunkte zu Alltag und Konzept: pädagogische Leitung liefert bis zum vereinbarten Termin.
• Webtexte: Anbieter schreibt aus den Stichpunkten oder überarbeitet vorhandene Texte; Umfang und Korrekturrunden stehen im Angebot.
• Fotos: Kita wählt Motive aus und bestätigt, welche Dateien verwendet werden dürfen.
• Domain und Hosting: Träger benennt den bestehenden Vertrag; Anbieter beschreibt notwendige Änderungen und laufende Kosten.
• Weiterleitungen: Anbieter ordnet alte und neue Adressen einander zu und testet sie vor dem Start.
• Fachliche Freigabe: Leitung prüft Inhalte gesammelt, statt Rückmeldungen aus mehreren Chats weiterzugeben.
• Pflege nach dem Start: Eine benannte Person ändert einfache Angaben selbst oder meldet Änderungen über einen vereinbarten Weg.

Fragt bei jedem „inklusive“ nach dem sichtbaren Ergebnis. Bei Texten kann das etwa die Überarbeitung von sechs festgelegten Seiten mit einer gebündelten Korrekturrunde sein.

Prüft Arbeitsproben anhand eurer wichtigsten Aufgabe

Lasst euch veröffentlichte Projekte zeigen, die am Handy erreichbar sind. Öffnet nicht nur die Startseite. Geht den Weg, den später auch eine interessierte Familie gehen soll: vom ersten Eindruck über die Aufnahmeseite bis zum Kontakt.

Prüft dabei vier Punkte:

• Ist die Ausgangslage des Projekts beschrieben?
• Welche Leistungen wurden tatsächlich umgesetzt?
• Sind Kontakt und Aufnahme auf dem Handy auffindbar und nutzbar?
• Handelt es sich um eine live veröffentlichte Kundenwebsite oder um eine Demo?

Eine Demo kann Gestaltungsideen zeigen. Sie belegt aber kein abgeschlossenes Kundenprojekt. Fragt deshalb ausdrücklich: „Welche vergleichbare Arbeit ist heute live, und welchen Teil davon haben Sie übernommen?“

Unterstellt einer schönen Referenz weder mehr Anfragen noch bessere Auffindbarkeit. Ohne offengelegte Daten könnt ihr Gestaltung, Inhalt und Bedienweg prüfen – nicht den geschäftlichen Erfolg.

Vereinbart einen Ablauf mit prüfbaren Zwischenergebnissen

Ein klarer Ablauf macht sichtbar, wann ihr mitarbeiten müsst und was ihr jeweils abnehmt. Mein Vorschlag:

1. Erstgespräch: Ihr übergebt den Projektsteckbrief. Ergebnis ist eine Liste geklärter und offener Punkte.
2. Schriftlicher Umfang: Seiten, Leistungen, Korrekturrunden, laufende Kosten und Mitwirkung stehen im Angebot. Ergebnis ist eine vergleichbare Leistungsbeschreibung.
3. Inhaltsübergabe: Texte, Stichpunkte, Bilder und Zugänge werden vollständig übergeben. Ergebnis ist eine bestätigte Materialliste.
4. Struktur und Entwurf: Ihr prüft Seitenfolge, Navigation und einen abgestimmten Gestaltungsentwurf. Ergebnis ist eine freigegebene Richtung.
5. Gebündelte Korrektur: Eine Person sammelt Rückmeldungen aus Leitung und Träger. Ergebnis ist eine widerspruchsfreie Korrekturliste.
6. Funktionstest: Telefon, E-Mail, Formular, Links, mobile Ansicht und der Weg zur Platzanfrage werden geprüft. Ergebnis ist ein kurzes Fehlerprotokoll.
7. Freigabe und Start: Eine benannte Person gibt die Website frei. Ergebnis ist die veröffentlichte Fassung.
8. Übergabe: Zuständigkeiten, Zugänge, Pflegeweg und vereinbarte Unterlagen werden übergeben.

Termine verschieben sich oft schon dann, wenn Texte, Fotos oder Zugänge später eintreffen. Einige Anbieter knüpfen ihre genannte Projektzeit ausdrücklich an den vollständigen Eingang dieser Inhalte. Lasst deshalb im Zeitplan nicht nur den Starttermin, sondern auch eure Liefertermine festhalten.

So kann ein ausgefüllter Steckbrief aussehen

Fiktives Beispiel: Elterninitiative Sonnenwinkel in Berlin-Neukölln

• Einrichtung und Standort: ein Kinderladen in Berlin-Neukölln
• Anlass: alte Website ist am Handy schwer nutzbar und enthält überholte Ansprechpartner
• Wichtigste Zielgruppe: Familien, die das Konzept und die notwendige Elternmitarbeit verstehen möchten
• Hauptaufgabe: Alltag, Elternmitarbeit und den tatsächlichen Aufnahmeweg klar erklären
• Seiten: Start, Alltag, Konzept, Elterninitiative, Aufnahme und Kontakt
• Aufnahmeweg: Hinweis auf den Kita-Navigator plus eigener Kontaktweg der Initiative
• Vorhanden: Logo, aktuelle Kontaktdaten und Stichpunkte aus dem Team
• Fehlt: neue Texte, sechs ausgewählte Bildmotive und eine bestätigte Ansprechperson
• Pflege: Vorstand ändert Termine selbst; größere Änderungen gehen an die Webbetreuung
• Zieltermin: Veröffentlichung sechs Wochen vor dem nächsten Kennenlerntermin

Mit diesem Blatt kann der Vorstand im Erstgespräch drei konkrete Fragen stellen:

1. Welche vergleichbare, veröffentlichte Arbeit können wir am Handy prüfen?
2. Was müssen wir in welcher Form bis wann liefern?
3. Welche Dateien, Zugänge und Pflegehinweise erhalten wir bei Abnahme und Übergabe?

Wenn ein Anbieter darauf nur allgemein antwortet, bittet um eine schriftliche Zuordnung im Angebot. So entscheidet ihr nicht nach Versprechen, sondern nach einem Umfang, den beide Seiten prüfen können.

Das könnte euch auch helfen

Der vollständige Leitfaden für eure Kita-Website verbindet diesen Schritt mit Orientierung, Anfragewegen und lokaler Sichtbarkeit.